Team-Meetings sind wichtig, Team-Meetings sind unumgänglich. Sie dienen dazu, wichtige Gedanken und Ideen auszutauschen, Lösungen zu finden, Entscheidungen herbeizuführen und die Motivation zu steigern. Wussten Sie aber auch, dass Team-Meetings nachweislich zu den größten Zeitfressern im Büroalltag zählen? Um dies zu verhindern, haben wir für Sie die besten Tipps für effiziente Meetings zusammengefasst.
Wie macht man ein Meeting perfekt?
1. Die Agenda festlegen
Bereits in der schriftlichen Termineinladung sollten Dauer, Zielsetzung sowie eine nach Prioritäten sortierte Agenda festgelegt werden. In Letzterer sollten nur jene Themen stehen, die auch wirklich für alle Teilnehmer relevant sind. Spezialthemen sollten hingegen in gesonderten Runden und nicht im großen Meeting erörtert werden.
2. Gute Vorbereitung ist alles
Jeder Teilnehmer bzw. jede Teilnehmerin sollte gut vorbereitet zum Team-Meeting erscheinen. So kann viel Zeit gespart werden. Die Meinung jedes Einzelnen findet zudem Beachtung und fließt in Entscheidungsfindungsprozesse mit ein.
3. Ergebnisprotokoll führen
Es ist sinnvoll, bereits vor jedem Meeting festzulegen wer das Protokoll führt. Das kann rotierend geschehen oder an eine bestimmte Person delegiert werden. Ein Protokoll ist ein wichtiges Hilfsmittel, um Ergebnisse festzuhalten, es ist aber auch ein nützliches Tool, sich vergangene Entscheidungen wieder in Erinnerung zu rufen.
4. Der Moderator
Neben dem Protokollführer muss natürlich auch der Moderator festgelegt werden. Er oder sie achtet darauf, dass Meetings pünktlich starten und enden, und das gewisse Grundregeln eingehalten werden. So zum Beispiel: Anderen Teilnehmer und Teilnehmerinnen zuhören und diese ausreden lassen, sich kurzhalten, sachlich bleiben, Handys ausschalten und keine Emails nebenbei schreiben.
5. Die Meetingzeit einhalten
Wie bereits erwähnt, ist der Moderator für das Einhalten der Meetingzeit verantwortlich. Natürlich kommt es aber immer wieder vor, dass Punkte auf der Agenda nicht mehr behandelt werden konnten oder sich neue Punkte im Meeting ergeben. Diese sollte man idealerweise in einer weiteren Besprechung diskutieren oder auf die Agenda des nächsten Team-Meetings legen.
6. Das GEMO-Prinzip
Die Abkürzung GEMO steht für „Good enough, move on“. Übersetzt bedeutet dies: „Es ist gut genug, also lass uns weitermachen“. Das GEMO-Prinzip ist eine gute Methode, um viel Zeit in Team-Meetings zu sparen. In die Realität umgesetzt, bedeutet dies, dass nicht alles auf der Agenda bis ins kleinste Detail erörtert werden muss, sondern, wenn die wesentlichen Aspekte geklärt wurden, zum nächsten Agenda-Punkt übergegangen werden kann. Die Ausarbeitung der einzelnen Punkte kann dann zum Beispiel separat in einer Arbeitsgruppe durchgeführt werden.
7. Sitzen oder stehen
Insbesondere kleine Team-Meetings müssen nicht immer als „Sitzung“ durchgeführt werden. Ein Steh-Meeting ist manchmal sogar effizienter. Das Treffen am Stehtisch belebt die Gesprächsrunde, fördert damit die Konzentration und führt in der Regel auch zu einer Verkürzung des Meetings.
8. Visualisierungen
Wenn es um die Medienauswahl geht sollte man sich an das Motto „Keep it short and simple“ halten. Um Agenda-Punkte zu verdeutlichen kann ein Flipchart hilfreich sein; präsentiert werden sollten jedoch nur die wichtigsten Bullet-Points. Auf aufwändige Power Point Präsentationen sollen man hingegen verzichten.
9. Maßnahmen setzen
Am Ende jedes Team-Meetings sollte immer die Ausarbeitung eines Maßnahmenplans stehen. Dieser regelt Aufgaben, Zuständigkeiten, Ressourcen und die Timeline.
10. Der Mensch im Fokus
Der Mensch ist ein soziales Wesen. Natürlich steht in erster Linie die Arbeit bei solchen Meetings im Vordergrund. Jedoch darf man nie den sozialen Aspekt solcher Besprechungen unterschätzen. Als Team-Leiter sollte man die Chance nutzen und eine positive Grundstimmung vermitteln, motivieren und als Vorbild überzeugen.
